Huishoudelijk reglement

HOOFDSTUK I – ALGEMENE BEPALINGEN - DEFINITIES

Artikel 1. In dit reglement wordt verstaan onder :

1° de Zetel : de zetel van de benoemingscommissies voor gerechtsdeurwaarders, is gevestigd op de zetel van het juridisch en maatschappelijk kenniscentrum in het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad.

2° de Wet : de Wet van 7 januari 2014 tot wijziging van het statuut van de gerechtsdeurwaarders, zoals laatst gewijzigd door een wet van 25 april 2014 et door een wet van 8 mei 2014.

3° het Koninklijk besluit : het Koninklijk besluit van 2 april 2014 tot uitvoering van de wet van 7 januari 2014 tot wijziging van het statuut van de gerechtsdeurwaarders.

4° het kenniscentrum : Juridisch maatschappelijk kenniscentrum voor gerechtsdeurwaarders SAM-TES VZW opgericht bij akte verleden voor notaris Sofie Devos op 19 juni 2014 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 11 juli 2014.

HOOFDSTUK II – DE VOORZITTER

Art. 2. Het voorzitterschap van de verenigde benoemingscommissies wordt beurtelings bekleed voor een termijn van twee jaar door de respectieve voorzitters van de Nederlandstalige en Franstalige benoemingscommissie. Gedurende de eerste twee jaar wordt het voorzitterschap toevertrouwd aan de oudste van beiden.

HOOFDSTUK III - DE BENOEMINGSCOMMISSIE

Art. 3. Overeenkomstig artikel 512, § 1, van het Gerechtelijk Wetboek wordt een Nederlandstalige en een Franstalige benoemingscommissie voor gerechtsdeurwaarders opgericht. Beide commissies vormen samen de verenigde benoemingscommissies voor gerechtsdeurwaarders.

Art. 4. De minister van Justitie benoemt de leden van de benoemingscommissies.

Art.  5. De leden van een benoemingscommissie hebben zitting gedurende een termijn van vier jaar. Hun mandaat eindigt slechts bij hun overlijden, ontslag of herroeping. Een uittredend lid kan éénmaal herbenoemd worden. Een effectief lid dat in de onmogelijkheid verkeert zijn mandaat verder uit te oefenen wordt van rechtswege opgevolgd door zijn plaatsvervanger, die het mandaat voltooit. De voorzitter verzoekt om de aanwijzing van een nieuwe plaatsvervanger die het mandaat voltooit van het plaatsvervangend lid. Hij schrijft daartoe binnen de 14 dagen de Minister van Justitie aan.

Art. 6. Elke benoemingscommissie kiest op de eerste vergadering uit haar effectieve leden, bij gewone meerderheid, een voorzitter, een ondervoorzitter en een secretaris. Van de voorzitter en de ondervoorzitter behoort er één tot de categorie van gerechtsdeurwaarders terwijl de andere tot één van de andere categorieën van artikel 512, § 2, van het Gerechtelijk Wetboek behoort.

Art. 7. De verenigde benoemingscommissies of elke benoemingscommissie mogen in hun schoot werkgroepen oprichten, in functie van de belangrijkheid van de te behandelen materies. Het initiatief daartoe wordt genomen door de voorzitter evenals op verzoek van twee leden van de benoemingscommissie. De benoemingscommissies bepalen de draagwijdte van de opdrachten die zij aan de werkgroepen toevertrouwen.

HOOFDSTUK IV – HET BUREAU

Art. 8.  Het bureau van een benoemingscommissie is samengesteld uit haar voorzitter, ondervoorzitter en secretaris.

Art.  9. Het bureau van elke benoemingscommissie is belast, onder leiding van de voorzitter en met ondersteuning van het kenniscentrum, met het dagelijks bestuur.

Art.  10. Het bureau van elke benoemingscommissie vergadert indien nodig op uitnodiging van de voorzitter. Het bureau stelt een kalender op van de gewone vergaderingen van bureau en commissie.

Art. 11. Elk bureau kan zich, indien zulks nodig blijkt, laten bijstaan door werkende of plaatsvervangende leden van de betrokken commissie of door externen.

Art.  12. Het bureau houdt de leden van de benoemingscommissies regelmatig op de hoogte van zijn activiteiten. De leden kunnen op de zetel alle werkdocumenten raadplegen en in voorkomend geval er kosteloos digitaal afschrift van nemen.

HOOFDSTUK V –DE WERKING VAN DE BENOEMINGSCOMMISSIES

Afdeling 1.  Het bijeenroepen van de benoemingscommissie

Art. 13.  De benoemingscommissie vergadert zo vaak als nodig voor een goed functioneren van de benoemingscommissie. De benoemingscommissie wordt, via e-mail samengeroepen door het kenniscentrum telkens de voorzitter zulks nuttig acht. Behalve in spoedeisende gevallen, geschiedt elke bijeenroeping minstens acht dagen voorafgaand aan de vergadering en vermeldt de uitnodiging datum, uur, plaats en agenda van de vergadering.

Art. 14. In spoedeisende gevallen, worden de uitnodigingen tenminste twee dagen vóór de vergadering verzonden. In dit geval kunnen nieuwe punten toegevoegd worden aan de agenda indien alle aanwezige leden hiermee instemmen.

Afdeling 2. De agenda

Art. 15.  De voorzitter stelt de agenda vast. Deze wordt per mail aan de leden van de commissie overgemaakt door het kenniscentrum. Een agendapunt dat tot de bevoegdheid van de benoemingscommissie behoort en dat is ingediend bij schriftelijk verzoek door een lid, moet op de agenda worden geplaatst. Dit schriftelijk verzoek moet minstens vijftien dagen voor de vergadering aan de voorzitter worden verstuurd.

Art. 16. Behoudens anders aangekondigd in de uitnodiging tot de vergadering, gaan de vergaderingen van de commissies door op de zetel.

Art.  17. Indien de documentatie met betrekking tot een welbepaald agendapunt elektronisch ter beschikking is, wordt ze (eveneens) per mail verstuurd aan alle leden van de benoemingscommissie, ofwel wordt meegedeeld waar ze elektronisch kan worden geraadpleegd. Het kenniscentrum stelt een beveiligd digitaal platform ter beschikking van de leden van de benoemingscommissies.
Indien de beschikbare documentatie niet elektronisch kan worden meegedeeld aan de leden van de benoemingscommissie, wordt ze ter inzage gelegd op de zetel.

Afdeling 3.   De vergadering

Art. 18. De voorzitter zit de benoemingscommissie voor en leidt de vergadering. Hij opent de vergadering, schorst ze zo nodig en sluit ze. Hij is belast met de handhaving van de orde ter zitting.
Indien de voorzitter belet is, wordt hij vervangen door de ondervoorzitter.

Art. 19. Alleen de aangelegenheden die op de agenda zijn vermeld, worden in bespreking gebracht tenzij de aanwezige leden van de benoemingscommissie eenparig beslissen om andere agendapunten te behandelen.

Art. 20. Indien de voorzitter oordeelt dat het onderwerp voldoende werd besproken, kan worden overgegaan tot de besluitvorming en de stemming over het agendapunt of het advies. De voorzitter kan beslissen dat dit geschiedt na de bespreking van de dagorde.

Art. 21. De beslissingen worden bij gewone meerderheid van stemmen genomen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter van de benoemingscommissie of van de ondervoorzitter die hem vervangt doorslaggevend.

Afdeling 4. - De notulen

Art. 22. Naast de processen-verbaal van artikel 24 van dit reglement, stelt het kenniscentrum de notulen op van elke vergadering van de benoemingscommissie en legt ze vervolgens ter goedkeuring voor aan de voorzitter of de ondervoorzitter die hem vervangen heeft tijdens die vergadering.

Art. 23. De notulen van de vergadering van de benoemingscommissie bevatten:

  1. de datum van de vergadering;
  2. de namen van de aanwezige leden, desgevallend hun plaatsvervangers, in voorkomend geval, de aanwezige externe deskundigen;
  3. de namen van de afwezige leden ;
  4. de vaststelling dat het quorum van de aanwezige leden al dan niet is bereikt;
  5. de agenda van de vergadering;
  6. de besluiten of adviezen per agendapunt;
  7. de stemverhouding;
  8. in voorkomend geval de datum van de volgende vergadering van de benoemingscommissie.
  9. in voorkomend geval de melding conform art.13 van het KB.
  10. in voorkomend geval door de verenigde benoemingscommissie: het programma van het schriftelijke en het mondelinge gedeelte van het vergelijkend examen conform artikel 513,§ 2, Ger.W.

De benoemingscommissie wordt daarin ondersteund door het kenniscentrum.

Art. 24. Het kenniscentrum verstuurt per e-mail de notulen die door de voorzitter voorafgaandelijk werden goeggekeurd aan alle leden van de benoemingscommissie. Deze notulen worden vervolgens goedgekeurd op de eerstvolgende vergadering na het bezorgen ervan aan de leden. Onverminderd het recht om staande de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen, laten de leden hun opmerkingen bij voorkeur schriftelijk en voorafgaand aan de vergadering geworden. In geval van amendering wordt de nieuwe versie van de notulen overgemaakt aan de leden van de benoemingscommissie, op dezelfde wijze als voorzien in dit artikel.De goedgekeurde notulen worden ondertekend door de voorzitter en vervolgens bewaard in het archief van het kenniscentrum.

Art. 25. In samenwerking met de voorzitter stelt de secretaris een afzonderlijk verslag op dat goedgekeurd wordt door een beperkt comité in de volgende gevallen :

1° de voorlopige rangschikking van de meest geschikte kandidaten op basis van de behaalde resultaten van het schriftelijke en het mondelinge gedeelte conform artikel 513, § 4, van het Gerechtelijk Wetboek;

2° de definitieve lijst van de gerangschikte kandidaten ter benoeming conform artikel 513, § 6, van het Gerechtelijk Wetboek;

3° de rangschikking van de drie meest geschikte kandidaten conform artikel 515, § 4, van het Gerechtelijk Wetboek;

4° het dagverslag van de schriftelijke of mondelinge proef van de stagiairs en de kandidaat-gerechtsdeurwaarders, in het kader van de benoemingsprocedure;

Op verzoek van de voorzitter wordt de benoemingscommissie bijgestaan door het kenniscentrum.

Na goedkeuring worden de 3 gemotiveerde processen-verbaal getekend door de voorzitter en de secretaris van de benoemingscommissie en vervolgens worden ze door het kenniscentrum overgemaakt aan de Minister van justitie. Een copie van deze processen-verbaal wordt tevens overgemaakt aan de leden van de benoemingscommissie.

Art. 26. Afschriften en uittreksels van de notulen worden ondertekend door de voorzitter of de ondervoorzitter die hem vervangt of de secretaris.

Art. 27. De beslissingen en adviezen van de benoemingscommissies worden elektronisch overgemaakt aan de Minister van Justitie. De lijst conform artikel 513, § 7, van het Gerechtelijk Wetboek wordt eveneens per aangetekende brief of per elektronische zending overgemaakt aan de Nationale Kamer.

HOOFDSTUK VI – VERGOEDINGEN

Art. 28. Conform de wet en het toepasselijk KB, hebben de leden recht op een vergoeding als terugbetaling van de reis- en verblijfkosten, een presentiegeld en een vergoeding per verbeterde toelatingsproef. Deze vergoedingen worden vastgesteld conform de bepalingen van artikel 14 van het koninklijk besluit van 2 april 2014 tot uitvoering van de wet van 7 januari 2014 tot wijziging van het statuut van de gerechtsdeurwaarders.

Art. 29. De aanvragen tot het uitbetalen van vergoedingen worden toegestuurd aan het kenniscentrum die ze voorlegt aan de secretaris van de commissie.

Art. 30. Het kenniscentrum maakt vervolgens een betalingsverzoek vergezeld van de afrekening over aan de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders.

HOOFDSTUK VII  – ONVERENIGBAARHEDEN - ONMOGELIJKHEDEN

Art. 31. De leden van de benoemingscommissies zijn onderworpen aan de bepalingen inzake onverenigbaarheden voorzien in artikel 512, § 3, van het Gerechtelijk Wetboek en aan de regels inzake tegenstrijdige belangen bedoeld in artikel 512, § 6, van het Gerechtelijk Wetboek. Van zodra een lid zich in een geval van onverenigbaarheid overeenkomstig artikel 512, § 3, van het Gerechtelijk Wetboek, bevindt, neemt hij ontslag. Een lid dat een familieband heeft met een kandidaat is van rechtswege verhinderd; het betreft de band van echtgenoot of partner met wie hij samenwoont, een van zijn ouders of die van de echtgenoot of de partner met wie hij samenwoont verwant in de rechte lijn en in de zijlijn tot in de vierde graad. Indien het lid meent zich in een ander geval van onverenigbaarheid te bevinden, brengt hij daarvan onmiddellijk de voorzitter op de hoogte.

Art. 32. De verklaring van het betrokken lid, alsook de vermelding dat het lid niet heeft deelgenomen aan het mondeling examen, verdere beraadslaging en stemming, moeten worden opgenomen in de notulen van de benoemingscommissie.

HOOFDSTUK VIII - VERTROUWELIJKHEID

Art. 33. De leden van de benoemingscommissie zijn tot geheimhouding verplicht. Artikel 458 van het Strafwetboek is op hen van toepassing.

Art. 34. De geconsulteerde experten en de leden van het administratief personeel zijn eveneens gehouden door het beroepsgeheim voor alle gegevens waarvan zij kennis krijgen in het kader van de uitoefening van hun opdracht.

Art. 35. Elk van de leden van de benoemingscommissie behoudt buiten zijn opdracht als lid van de benoemingscommissie, zijn individuele vrijheid van spreken, onder meer voor academische of didactische doeleinden, voor zover dit lid ondubbelzinnig benadrukt dat hij slechts zijn persoonlijke mening uitdrukt en niet de benoemingscommissies verbindt.

Art. 36. De leden van de commissies waken er over dat zij het vertrouwen vanwege derden niet schenden noch de onafhankelijkheid, waarvan zij blijk moeten geven bij de uitoefening van hun taken, op het spel zetten.

HOOFDSTUK IX - SLOTBEPALINGEN

Art. 37. Dit huishoudelijk reglement treedt in werking vanaf de inwerkingtreding van het Koninklijk besluit dat het goedkeurt. Het ligt ter inzage op de zetel.

Art. 38. Op verzoek van de voorzitter van de verenigde benoemingscommissies of op verzoek van vier leden, waarvan twee behoren tot de Franstalige commissie en twee tot de Nederlandstalige commissie, kan een wijziging van dit reglement worden voorgesteld.

BijlageGrootte
PDF icon 20171205_ar_23_nov._2017_reglement_ordre_interieur_com_nom_mb_5-12-17.pdf180.44 KB