De e-betekening in een notendop - infofiche

vrijdag, juni 23, 2017 - 11:15

Zowel in burgerlijke als in strafzaken kunnen gerechtsdeurwaarders voortaan beslissen of ze hun exploot op elektronische wijze betekenen dan wel de gerechtsdeurwaarder aan de deur komt. Let wel, in strafzaken kan het openbaar ministerie opleggen dat de betekening persoonlijk gebeurt. In dat geval kan een gerechtsdeurwaarder dus niet kiezen.

Aan de e-betekening in strafzaken is een betekeningsplatform gekoppeld, waarop het Openbaar Ministerie de opdrachten zal ingeven, en dat de betekening automatisch dispatcht naar de gerechtsdeurwaarder. Vervolgens  zal de gerechtsdeurwaarder de betekening uitvoeren, op elektronische wijze of, desgevallend, op traditionele wijze. Daarna laat hij via het platform weten dat de betekening is uitgevoerd en komt er in het dossier van het parket een betekeningsbewijs.

Het betekeningsplatform biedt een pak voordelen: een aanzienlijke tijdswinst, een hogere kostenefficiëntie en een snellere informatie-uitwisseling. Daarbovenop worden een aantal administratieve handelingen ook vereenvoudigd en krimpt de geproduceerde papierberg  aanmerkelijk.

Op welk adres wordt op elektronische wijze betekend?

Er kan op twee types van adressen worden betekend.

  • Op een “gerechtelijk elektronisch adres”. Dat is het  adres dat door de overheid zal worden toegekend als officieel elektronisch adres. Momenteel zijn er nog geen gerechtelijke elektronische adressen toegewezen.
  • Op een “adres van elektronische woonstkeuze”.  Dat is elk ander elektronisch adres waarop een elektronische betekening kan gebeuren, weliswaar nadat de geadresseerde voorafgaandelijk en uitdrukkelijk heeft toegestemd dat hij die bepaalde betekening digitaal wil ontvangen.

In een eerste fase zullen betekeningen op adressen van elektronische woonstkeuze worden gedaan en dus via gewone e-mailadressen verlopen.

Vooraleer de betrokkene de akte te zien krijgt, moet hij zijn geïnformeerde toestemming geven. Vervolgens wordt hij geïdentificeerd, geauthentiseerd en moet hij  zijn toestemming bevestigen.

Er wordt een lijst bijgehouden van alle adressen van elektronische woonstkeuze waarop reeds een succesvolle elektronische betekening plaatsvond. Deze lijst kan worden geraadpleegd door een gerechtsdeurwaarder.

De wijze van betekening wordt gelijkgesteld met “aan persoon”, als  volgende voorwaarden zijn vervuld:

  • de betekening werd gedaan op een adres van elektronische woonstkeuze én de bestemmeling heeft de akte geopend binnen de 24 uren na verzending van het verzoek tot toestemming;
  • of de betekening werd gedaan op een gerechtelijk elektronisch adres en de bestemmeling heeft de akte geopend binnen de 24 uren na de verzending.

De wijze van betekening wordt gelijkgesteld met “door achterlating aan woonplaats”, als volgende voorwaarden zijn vervuld:

  • de betekening werd gedaan op een gerechtelijk elektronisch adres;
  • én de bestemmeling heeft de akte niet geopend binnen de 24 uren na verzending. 

De e-betekening in de praktijk: vier stappen

Stap 1: de gerechtsdeurwaarder stelt de akte digitaal op

De gerechtsdeurwaarder kijkt na of het adres van elektronische woonstkeuze al is opgenomen in de databank met de adressen van elektronische woonstkeuze. Indien dat niet het geval is, zal de gerechtsdeurwaarder een e-mailadres gebruiken waarvan hij aanneemt dat dit door de bestemmeling wordt gebruikt, bijvoorbeeld omdat deze in een contractuele relatie werd gebruikt.

De gerechtsdeurwaarder stelt de akte op en ondertekent deze digitaal met zijn eID-kaart.

Stap 2: de gerechtsdeurwaarder stuurt de akte naar het platform

De gerechtsdeurwaarder stuurt de akte samen met een verzoek tot toestemming tot betekening naar het platform voor de elektronische betekening. Wanneer de bestemmeling later toestemt zal het tijdstip van verzending van het verzoek tot toestemming het tijdstip van de betekening zijn.

Het platform valideert het verzoek tot betekening indien volgende voorwaarden zijn vervuld:

  • het digitaal document bevat een gekwalificeerde handtekening op basis van e-ID;
  • de persoon die het document ondertekend heeft, is een actieve gerechtsdeurwaarder of zijn plaatsvervanger;
  • de gerechtsdeurwaarder die het document ondertekend heeft, is de gebruiker van het platform die het verzoek tot betekening verstuurt;
  • gaat het over zijn plaatsvervanger, dan wordt de plaatsvervanging ook gecontroleerd in het centraal register van plaatsvervangingen.
  • de territoriale bevoegdheid van de gerechtsdeurwaarder blijft onveranderd. De betekening op elektronische wijze dient dus te gebeuren door een gerechtsdeurwaarder uit hetzelfde gerechtelijk arrondissement als waar het domicilie of de maatschappelijke zetel van de bestemmeling is gevestigd.

Stap 3: de bestemmeling reageert

In het geval van een adres van elektronische woonstkeuze, moet de bestemmeling uitdrukkelijk en voorafgaandelijk zijn toestemming geven. Hij krijgt daartoe een beveiligde e-mail met informatie en de vraag om toestemming te geven. Deze e-mail bevat een link om deze te geven en zich vervolgens te identificeren.

Door te klikken op de link komt hij terecht op een beveiligde webpagina en wordt hij  geïdentificeerd en geauthentiseerd op basis van  zijn e-ID en zijn pincode. Vervolgens zal de bestemmeling nogmaals zijn expliciete goedkeuring moeten geven door te klikken op een knop. Dat is niet nodig voor een gerechtelijk elektronisch adres. Eens toestemming gegeven, wordt de akte zichtbaar. Het e-mailadres wordt opgeslagen in de lijst van adressen van elektronische woonstkeuze.

Indien de bestemmeling binnen de 24 uren niet reageert of zijn toestemming niet geeft, is de elektronische betekening niet succesvol en wordt overgegaan tot de traditionele betekening of kan de gerechtsdeurwaarders een tweede verzoek tot toestemming voor een elektronische betekening sturen.

In het geval van een gerechtelijk elektronisch adres is er geen expliciete toestemming nodig.  Het versturen van het verzoek tot betekening is voldoende om de betekening als gerealiseerd te beschouwen.

Stap 4: het platform bevestigt de betekening

Het platform stuurt gecertificeerde bevestigingsberichten (notificaties) naar de bestemmeling en de gerechtsdeurwaarder.

Het platform registreert de akte, samen met de metagegevens, in het centraal register van gedematerialiseerde authentieke akten van gerechtsdeurwaarders. Het bewaren van de betekende akte gebeurt bijgevolg automatisch.

Wanneer de akte op een niet-elektronische wijze werd betekend, moet zij eveneens worden opgeladen in het register. De gerechtsdeurwaarder die de betekening heeft uitgevoerd, zijnde de territoriaal bevoegde gerechtsdeurwaarder dient hiervoor zo spoedig als mogelijk te zorgen, en dit uiterlijk binnen de drie kalenderdagen na de betekening.

Verdeling van de opdrachten in strafzaken

In strafzaken gebeurt de betekening op traditionele of op elektronische wijze, naar keuze van de gerechtsdeurwaarder, die oordeelt naargelang de omstandigheden van de zaak. Het is wel mogelijk dat het openbaar ministerie expliciet verzoekt om aan persoon te betekenen. De opdrachten tot betekening van de strafzaken zullen door de parketten elektronisch worden ingegeven op het platform.

Het platform zal dan de opdrachten elektronisch verdelen onder de gerechtsdeurwaarders volgens de vooraf bepaalde richtlijnen. Deze werkwijze zorgt voor een aanzienlijke werklastvermindering bij de parketten. In afwachting van deze richtlijnen zullen de arrondissementen voorlopig blijven verdelen volgens de bestaande lokale verdeelcriteria.

Voordelen voor de opdrachtgever:

  • Minder kosten (verplaatsingsvergoeding valt weg)
  • Sneller resultaat

Voordelen voor de bestemmeling:

  • Centralisatie van de akten
  • Geen verlies van akten
  • Kan direct toekomen aan de verantwoordelijke bestemmeling (bijv. de bedrijfsjurist)
  • Betere organisatie opvolging

Voordelen voor de gerechtsdeurwaarder:

  • Tijdsefficiëntie
  • Er kan een hoger volume aan opdrachten worden verwerkt (verplaatsingstijd valt weg)
  • Rechtstreekse beveiligde verbinding tussen het platform van gerechtsdeurwaarders en justitie

 

FAQ

In welke gevallen kan ik de elektronische betekening gebruiken?

De elektronische betekening kan voor iedere betekening aangewend worden. In de praktijk verwachten we dat in eerste instantie vooral bedrijven digitaal betekend wensen te worden.

Is de elektronische betekening verplicht?

Nee, de gerechtsdeurwaarder oordeelt steeds naargelang de omstandigheden of een betekening op elektronische wijze aangewezen is. In strafzaken kan het openbaar ministerie expliciet vragen om aan persoon te betekenen.